Khi một thương hiệu tăng từ 0 lên 60 cửa hàng chỉ trong 10 năm, đó là câu chuyện thành công đáng ngưỡng mộ. Nhưng đằng sau con số ấy là áp lực vận hành mà không phải ai cũng nhìn thấy: hàng ngàn mã sản phẩm cần kiểm soát, hàng chục chi nhánh cần đồng bộ, và một đội ngũ nhân sự cần được trả thưởng minh bạch mỗi tháng.

Kính Mắt Anna – thương hiệu bán lẻ kính mắt thuộc Công ty CP ALC Phú Quý – đã đứng trước ngưỡng cửa đó. Và họ chọn Odoo ERP làm nền tảng để bước qua.

Tăng trưởng nhanh, rủi ro vận hành cũng nhanh không kém

Thành lập từ năm 2015, Kính Mắt Anna định vị rõ ràng vào phân khúc Gen Z và Millennials – nhóm khách hàng trẻ, coi kính mắt là phụ kiện thời trang lẫn công cụ chăm sóc thị lực. Chiến lược này đúng và họ phủ sóng rất nhanh.

Nhưng tốc độ tăng trưởng nóng cũng mang đến những “nút thắt” đặc thù mà bất kỳ chuỗi bán lẻ nào cũng sẽ gặp khi vượt ngưỡng 20–30 điểm bán:

Thứ nhất: Dữ liệu bị phân mảnh nghiêm trọng. Thông tin đơn hàng, kết quả đo khám mắt và số liệu kế toán nằm trên ba hệ thống khác nhau. Mỗi khi cần tra cứu lịch sử một khách hàng, nhân viên phải “chạy” qua nhiều nơi. Khi lãnh đạo cần báo cáo tổng hợp, bộ phận kế toán mất nhiều ngày mới ra được con số.

Thứ hai: Tồn kho sai lệch liên tục. Kính mắt là ngành có số lượng SKU rất lớn: gọng kính, tròng kính các loại độ, kính râm – mỗi sản phẩm lại có nhiều thuộc tính (màu sắc, kích cỡ, chất liệu, độ cận/loạn). Quản lý thủ công trên 60 chi nhánh là công thức chắc chắn dẫn đến sai lệch tồn kho, mất hàng hoặc tồn đọng sai chỗ.

Thứ ba: Chính sách khuyến mãi và hoa hồng quá phức tạp. Ngành bán lẻ thường xuyên chạy các chương trình giảm giá chồng chéo, tích điểm thành viên, hoa hồng cho nhân viên bán hàng và kỹ thuật viên đo mắt. Với hệ thống cũ, tính toán thủ công không chỉ mất thời gian mà còn tạo ra tranh chấp nội bộ mỗi kỳ lương.

Đây không phải vấn đề của riêng Kính Mắt Anna. Đây là thực trạng phổ biến của hầu hết chuỗi bán lẻ Việt Nam đang trong giai đoạn mở rộng nhanh mà chưa chuẩn hóa được hệ thống.

Tại sao chọn Odoo và họ triển khai như thế nào?

Sau quá trình đánh giá, Kính Mắt Anna quyết định triển khai Odoo – nền tảng ERP tích hợp “tất cả trong một” – thay vì tiếp tục vá víu bằng nhiều phần mềm rời rạc. Điểm then chốt khiến Odoo phù hợp với mô hình này nằm ở khả năng kết nối liền mạch giữa các phân hệ: POS cửa hàng, quản lý kho, mua hàng, kế toán và nhân sự đều vận hành trên một nền tảng duy nhất. Dữ liệu không cần “xuất – nhập – đối chiếu” giữa các hệ thống nữa.

Cụ thể, họ triển khai những gì?

1. POS và tự động hóa chương trình ưu đãi

Hệ thống điểm bán lẻ được cài đặt để tự động áp dụng khuyến mãi theo điều kiện: thời gian chạy chương trình, hạng thẻ thành viên, gói sản phẩm đi kèm. Nhân viên không còn phải tính tay hay ghi nhớ từng chương trình – hệ thống xử lý hết. Đặc biệt, với đơn đặt tròng kính theo độ cận/loạn, thông tin được chuyển trực tiếp từ phòng đo khám sang bộ phận kỹ thuật mà không cần tờ giấy chuyển tay.

2. Công thức tính hoa hồng linh hoạt

Đây là một trong những điểm tùy chỉnh kỹ thuật đáng chú ý nhất của dự án. Odoo được cấu hình để tính hoa hồng cho từng nhóm nhân sự – nhân viên bán hàng và kỹ thuật viên đo mắt – theo doanh số thực tế từng người, từng cửa hàng. Kết quả: minh bạch, không tranh chấp, tạo động lực làm việc rõ ràng.

3. Quản lý kho theo thời gian thực trên toàn chuỗi

Mỗi lần bán ra một sản phẩm tại bất kỳ cửa hàng nào, tồn kho được cập nhật ngay lập tức trên toàn hệ thống. Khi hàng xuống dưới ngưỡng tối thiểu, lệnh dự báo thu mua được kích hoạt tự động. Điều này giải quyết triệt để bài toán “cửa hàng này thừa, cửa hàng kia thiếu” – một vấn đề kinh điển của chuỗi bán lẻ đang mở rộng.

4. Kế toán tích hợp và báo cáo quản trị theo thời gian thực

Toàn bộ nghiệp vụ từ bán hàng, nhập kho đến chi lương đều được hạch toán tự động. Ban lãnh đạo có thể xem doanh thu, lợi nhuận và hiệu suất từng cửa hàng ngay trên điện thoại mà không cần chờ bộ phận kế toán tổng hợp cuối tháng.

Kết quả sau 7 tháng triển khai

Dự án Go-live vào tháng 5/2025 với hơn 110 người dùng chính thức trên toàn hệ thống. Những thay đổi rõ ràng nhất có thể quan sát được ở ba cấp độ:

Tại cửa hàng: Toàn bộ chương trình khuyến mãi được tự động hóa 100%. Nhân viên thoát khỏi công việc tính toán thủ công và tập trung vào điều quan trọng hơn: tư vấn khách hàng.

Tại kho vận: Sai lệch tồn kho gần như được triệt tiêu. Mọi biến động hàng hóa giữa 60 chi nhánh được ghi nhận theo thời gian thực.

Tại văn phòng điều hành: Báo cáo tài chính và chỉ số kinh doanh không còn là công việc cuối tháng – lãnh đạo có thể theo dõi “sức khỏe” toàn hệ thống bất cứ lúc nào.

Quan trọng hơn, như ông Tuân Phạm – Chủ tịch Kính Mắt Anna – chia sẻ: Odoo đã giúp họ hiện thực hóa ước mơ về một hệ thống quản trị xuyên suốt, nơi mọi quy trình từ đo khám đến thanh toán đều vận hành nhịp nhàng.

Bài học cho doanh nghiệp bán lẻ đang tăng trưởng

Câu chuyện của Kính Mắt Anna không phải là “câu chuyện về công nghệ”. Đây là câu chuyện về việc một doanh nghiệp bán lẻ chọn đúng thời điểm để chuẩn hóa vận hành – trước khi quy mô trở thành gánh nặng thay vì lợi thế.

Một vài điểm đáng rút ra:

• Tích hợp quan trọng hơn tính năng đơn lẻ. Nhiều doanh nghiệp đang dùng 5–7 phần mềm cho 5–7 việc khác nhau. Chi phí thực sự không nằm ở tiền bản quyền, mà nằm ở thời gian đối chiếu dữ liệu, sai sót giữa các hệ thống và quyết định chậm vì thiếu thông tin.
• Chuẩn hóa quy trình trước, phần mềm chỉ là công cụ. ERP không tự giải quyết được vấn đề nếu quy trình vận hành chưa được định nghĩa rõ. Kính Mắt Anna thành công một phần vì họ chuẩn bị kỹ về quy trình nghiệp vụ trước khi Go-live.
• Chuyển đổi số không cần chờ đến quy mô lớn. Thực ra, triển khai sớm khi còn 20–30 cửa hàng sẽ dễ hơn, ít đau hơn và nền tảng sẽ sẵn sàng cho giai đoạn tăng tốc tiếp theo.

Forcus Agency – Đồng hành triển khai Odoo cho doanh nghiệp bán lẻ Việt Nam

Là Odoo Official Partner tại Việt Nam, Forcus Agency không chỉ triển khai phần mềm. Chúng tôi tư vấn từ góc độ vận hành kinh doanh: phân tích điểm nghẽn thực tế, thiết kế quy trình phù hợp với đặc thù ngành, và đảm bảo hệ thống được dùng đúng sau Go-live.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn tăng trưởng và bắt đầu cảm thấy “nặng” hơn trong vận hành – đó là tín hiệu cần hành động trước khi vấn đề trở thành khủng hoảng.

Liên hệ Forcus Agency để nhận buổi tư vấn miễn phí về lộ trình chuyển đổi số phù hợp với quy mô và ngành của bạn.